Interne Apps statt Excel, E-Mail und Tool-Chaos.Wird eingesetzt, wenn dieser Baustein den bestätigten End-to-End-Prozess zuverlässig unterstützt.

1. Entscheidung und Systemgrenze

Welche Entscheidung soll diese Anforderungsliste ermöglichen – konfigurieren, kaufen, integrieren oder gezielt bauen?

Nachweis: benannte Entscheidung, Owner und Systemgrenze

2. Prozess von Trigger bis Ergebnis

Welcher wiederkehrende Geschäftsprozess beginnt womit und endet mit welchem überprüfbaren Ergebnis?

Nachweis: Prozessbeschreibung oder Ablaufkarte

3. Rollen, Rechte und Verantwortungen

Wer darf sehen, bearbeiten, freigeben, korrigieren, exportieren und administrieren?

Nachweis: Rollen-/Rechtematrix und benannter Owner

4. Status, Pflichtfelder und Fristen

Welche Zustände sind erlaubt, wodurch wechseln sie, und welche Angaben müssen vorher vollständig sein?

Nachweis: Statusmodell mit Akzeptanzregeln

5. Ausnahmen, Freigaben und manueller Fallback

Was passiert bei fehlenden Daten, Ablehnung, Timeout, Dublette oder notwendigem menschlichem Urteil?

Nachweis: Ausnahme- und Wiederanlaufweg

6. Datenhoheit und Lebenszyklus

Welches System führt welche Daten, wie werden sie validiert, korrigiert, exportiert und gelöscht?

Nachweis: Datenverantwortung; Rechts-/Datenschutzprüfung separat

7. Integrationen und Abgleich

Welche Systeme tauschen welche Ereignisse oder Daten aus, und wie werden Fehler erkannt und abgeglichen?

Nachweis: offizielle Schnittstellendokumentation und Testweg

8. Sicherheit, Datenschutz und Nachweise

Welche Klassifizierung, Zugriffskontrolle, Protokollierung und fachliche Prüfung sind erforderlich?

Nachweis: Prüfung durch zuständige Rechts-, Datenschutz- und Security-Verantwortliche

9. Betrieb, Monitoring und Support

Wer überwacht den Betrieb, bearbeitet Fehler, pflegt Konfiguration und entscheidet über Änderungen?

Nachweis: Betriebs- und Eskalationsmodell

10. Abnahme und überprüfbare Tests

Welche konkreten Szenarien müssen mit erwartbarem Ergebnis bestehen, bevor die Lösung genutzt wird?

Nachweis: UAT-Fälle inklusive Fehler- und Fallbacktests

11. Einführung, Migration und Rückweg

Wie werden bestehende Daten und Arbeitsweisen geprüft übernommen, und wie wird bei Problemen sicher zurückgekehrt?

Nachweis: freigegebener Einführungs- und Rückfallplan

12. Offene Annahmen und Entscheidungsnachweise

Welche Annahmen, Vendor-Aussagen oder internen Entscheidungen sind noch ungeprüft?

Nachweis: Quellenlink/Dokument, Reviewer und Prüfdatum